Back to business: milyen nyomdai anyagokra készülj szeptember előtt?

A nyár sok cég életében lassabb időszaknak tűnik. Kevesebb meeting, több szabadság, lassabb döntések, elhalasztott projektek. Aztán szeptemberben hirtelen minden újraindul: rendezvények, konferenciák, partneri találkozók, értékesítési kampányok, belső céges események, HR-aktivitások, termékbevezetések és év végi előkészítések.

A szeptemberi időszak ezért nem szeptemberben kezdődik.

A céges nyomdai anyagokat, rendezvényeszközöket, promóciós termékeket és kampánykellékeket érdemes már augusztusban átgondolni, hogy az őszi indulás ne kapkodással, hiányzó anyagokkal vagy kompromisszumos megoldásokkal kezdődjön.

Miért fontos előre készülni szeptember előtt?

Szeptemberben egyszerre indul újra sok üzleti folyamat. A marketing-, sales-, HR- és rendezvénycsapatok gyakran ugyanabban az időszakban kérnek nyomdai anyagokat, dekorációkat, ajándékokat vagy helyszíni eszközöket.

Ilyenkor könnyen kialakulhat torlódás:

• utolsó pillanatban készülő grafikai anyagok;
• hiányzó méretek és specifikációk;
• sürgős gyártási igények;
• rendezvényhez kötött fix határidők;
• többféle anyag egyidejű gyártása;
• szállítási és telepítési egyeztetések;
• jóváhagyásra váró arculati elemek.

A legtöbb csúszás nem a nyomtatásnál kezdődik, hanem az előkészítésnél. Ha a brief, a grafika, a darabszám, az anyagválasztás vagy a határidő nincs időben tisztázva, a gyártás is nehezebben tervezhető.

Ezért érdemes már szeptember előtt összeírni, milyen nyomdai és dekorációs anyagokra lesz szükség az őszi üzleti időszakban.

Rendezvények és konferenciák: mit érdemes előre legyártani?

Az ősz az egyik legerősebb rendezvényes időszak. Céges konferenciák, szakmai napok, üzleti reggelik, partneresemények, kiállítások, employer branding programok és belső vállalati rendezvények is gyakran szeptembertől indulnak újra.

Egy rendezvény esetében nem csak a meghívó vagy a prezentáció számít. A helyszíni vizuális megjelenés legalább ilyen fontos.

Érdemes előre átgondolni:

• sajtófal vagy fotófal;
• roll-up;
• molinó;
• információs tábla;
• irányító tábla;
• regisztrációs pult dekoráció;
• nyakpassz;
• programfüzet;
• kupon vagy voucher;
• asztali kártya;
• termékkártya;
• szórólap;
• prezentációs mappa;
• ajándéktasak;
• promóciós ajándék.

Ezek akkor működnek jól, ha nem külön-külön készülnek, hanem egységes eseményarculat részeként. Egy jól összeállított rendezvénycsomag segít abban, hogy a helyszín professzionálisabbnak, rendezettebbnek és márkához illeszkedőnek hasson.

Sales és partneri anyagok: ne szeptemberben derüljön ki, mi hiányzik

A nyári időszak után sok cégnél újraindulnak a partnerlátogatások, ajánlatadások, viszonteladói egyeztetések és értékesítési kampányok. Ilyenkor különösen kellemetlen, ha a sales csapatnak nincs friss, egységes és használható nyomtatott anyaga.

Szeptember előtt érdemes átnézni:

• céges bemutatkozó anyagokat;
• termékkatalógusokat;
• szolgáltatásismertetőket;
• árlistákat;
• ajánlati mellékleteket;
• prezentációs mappákat;
• névjegykártyákat;
• mintacsomagok kísérőanyagait;
• partneri tájékoztatókat;
• B2B prospektusokat.

A sales anyagoknál különösen fontos az aktualitás. Ha egy katalógusban régi termékek, elavult árak, korábbi arculati elemek vagy már nem érvényes szolgáltatások szerepelnek, az rontja a professzionális benyomást.

A szeptemberi újraindulás jó alkalom arra, hogy a céges nyomtatott anyagokat frissítsük, egységesítsük és a következő üzleti időszakhoz igazítsuk.

HR és employer branding anyagok

Szeptemberben a HR-kommunikáció is új lendületet kap. Indulhatnak toborzási kampányok, gyakornoki programok, belső rendezvények, onboarding folyamatok vagy év végi előkészítések.

A nyomtatott és dekorációs anyagok itt is fontos szerepet játszhatnak.

Hasznos lehet például:

• onboarding csomag;
• belépőkártya vagy nyakpassz;
• munkatársi kézikönyv;
• belső plakát;
• irodai információs tábla;
• employer branding ajándék;
• csapatépítő rendezvény anyagai;
• belső kampánymatrica;
• köszöntőkártya;
• céges jegyzetfüzet vagy mappa.

Egy új munkatárs első napját sok apró részlet alakítja. A nyomtatott anyagok, ajándékok, belső kommunikációs elemek és arculatos eszközök segíthetnek abban, hogy a belépés rendezettebb, tudatosabb és személyesebb élmény legyen.

Promóciós és kampányanyagok az őszi időszakra

Az őszi időszak sok iparágban kampányidőszak is. Szeptembertől indulnak az új ajánlatok, termékbevezetések, szezonális aktivitások, kuponos kampányok, év végi előkampányok és partnerakciók.

Ehhez gyakran szükség van:

• promóciós matricákra;
• kuponokra;
• voucherekre;
• szórólapokra;
• termékkártyákra;
• pultdisplayekre;
• plakátokra;
• kampánytáblákra;
• csomagoláskiegészítőkre;
• zárómatricákra;
• ajándékkártyákra;
• kampányhoz kapcsolódó reklámajándékokra.

Ezeknél különösen fontos, hogy az üzenet gyorsan érthető legyen. Egy promóciós anyag akkor működik jól, ha néhány másodperc alatt kiderül belőle, mi az ajánlat, kinek szól, meddig érvényes, és mit kell tennie az érdeklődőnek.

Céges ajándékok: az év végi időszak nem novemberben kezdődik

Sok cég csak novemberben kezd el gondolkodni az év végi ajándékokon. Ez gyakran túl késő.

Ha egyedi gyártású, arculathoz illeszkedő, teljes felületén designolt vagy nagyobb darabszámú céges ajándékot szeretnénk, a tervezést érdemes jóval korábban elkezdeni.

Szeptember előtt már érdemes átgondolni:

• kik kapnak ajándékot;
• ügyfeleknek, partnereknek vagy munkatársaknak készül-e;
• tömeges promóciós termék vagy prémium ajándék legyen;
• kell-e hozzá egyedi csomagolás;
• szükséges-e személyre szabás;
• milyen határidőre kell átadni;
• kapcsolódik-e év végi rendezvényhez vagy kampányhoz.

A céges ajándék akkor működik jól, ha nem utolsó pillanatban kiválasztott logózott tárgy, hanem a márka világához, az alkalomhoz és a célcsoporthoz illeszkedő eszköz.

Irodai és belső kommunikációs anyagok

A szeptemberi újraindulás jó alkalom az irodai környezet frissítésére is.

Nem feltétlenül nagy átalakításokra kell gondolni. Sokszor már néhány jól elhelyezett, arculathoz illeszkedő nyomtatott vagy dekorációs elem is rendezettebbé teheti a teret.

Hasznos lehet például:

• információs tábla;
• ajtófelirat;
• irányító tábla;
• belső plakát;
• falgrafika;
• üvegfólia;
• recepciós felirat;
• tárgyaló- vagy helyiségjelölés;
• belső kampányanyag;
• munkatársi kommunikációs felület.

Ezek különösen akkor fontosak, ha új munkatársak érkeznek, új irodarészek nyílnak meg, változik a belső működés, vagy a cég szeretné egységesebbé tenni a fizikai környezetét.

Hogyan érdemes felkészülni?

A szeptember előtti előkészítéshez nem kell azonnal minden anyagot legyártani. Az első lépés az, hogy legyen egy pontos lista.

Érdemes végiggondolni:

• milyen rendezvények lesznek szeptemberben és októberben;
• milyen sales vagy marketingkampányok indulnak;
• kell-e frissíteni meglévő anyagokat;
• lesz-e termékbevezetés vagy partnerprogram;
• milyen HR- vagy belső kommunikációs aktivitások várhatók;
• szükség lesz-e promóciós ajándékokra;
• van-e olyan anyag, amelyet rendszeresen újra kell rendelni;
• kell-e helyszíni installáció vagy szállítás;
• melyik anyag időkritikus;
• mihez kell grafikai előkészítés vagy jóváhagyás.

Ezután lehet priorizálni: mi kell biztosan szeptember elejére, mi készülhet később, és mi az, amit már most érdemes előkészíteni, de csak később gyártani.

Összefoglaló

A szeptemberi üzleti újraindulás nemcsak naptári fordulópont, hanem kommunikációs és szervezési feladat is.

Rendezvények, sales anyagok, HR-eszközök, kampányanyagok, céges ajándékok és belső kommunikációs elemek egyszerre kerülhetnek napirendre. Ha ezek előkészítése az utolsó pillanatra marad, a végeredmény gyakran kapkodó, drágább vagy kevésbé egységes lesz.

A Magic Print segít abban, hogy az őszi induláshoz szükséges nyomdai és dekorációs anyagok időben, átgondoltan és egységes arculattal készüljenek el.

Legyen szó rendezvényről, céges kampányról, sales támogatásról, belső kommunikációról vagy promóciós ajándékokról, a cél ugyanaz: szeptemberben ne az hiányozzon, ami az első benyomást, az értékesítést vagy a márka láthatóságát támogatná.

Gyakran ismételt kérdések

Mikor érdemes elkezdeni az őszi nyomdai anyagok előkészítését?

Ideális esetben már augusztus elején vagy közepén érdemes összegyűjteni, milyen rendezvényekhez, kampányokhoz, sales aktivitásokhoz vagy belső kommunikációs feladatokhoz lesz szükség nyomdai anyagokra. Így marad idő a grafikai előkészítésre, jóváhagyásra, gyártásra és szállításra is.

Milyen nyomdai anyagokra van leggyakrabban szükség szeptemberben?

A leggyakoribbak a rendezvényeszközök, roll-upok, molinók, sajtófalak, programfüzetek, szórólapok, prospektusok, katalógusok, prezentációs mappák, kuponok, matricák, nyakpasszok, céges ajándékok és belső kommunikációs anyagok.

Miért nem érdemes az utolsó pillanatra hagyni a gyártást?

Az utolsó pillanatos gyártásnál kevesebb idő marad az anyagválasztásra, próbanyomatra, grafikai javításra, gyártási optimalizálásra és szállításra. Emiatt nagyobb a csúszás vagy a kompromisszumos megoldás kockázata.

Egy rendezvényhez elég egy roll-up vagy érdemes több eszközben gondolkodni?

Egy kisebb eseményen egy roll-up is hasznos lehet, de professzionálisabb hatást kelt, ha az eseményarculat több elemen jelenik meg: sajtófalon, pulton, irányító táblákon, nyakpasszon, programfüzeten, ajándéktasakon vagy promóciós anyagokon.

Milyen anyagokat érdemes frissíteni szeptember rendezvényidőszak előtt?

Érdemes átnézni a céges bemutatkozó anyagokat, katalógusokat, árlistákat, sales prezentációs mappákat, névjegykártyákat, rendezvényeszközöket, belső tájékoztatókat és minden olyan nyomtatott anyagot, amelyen régi arculat, elavult információ vagy már nem aktuális ajánlat szerepel.

Mikor kell elkezdeni az év végi céges ajándékok tervezését?

Ha egyedi, arculathoz illeszkedő vagy nagyobb darabszámú ajándék készül, érdemes már nyár végén vagy szeptember elején elkezdeni a tervezést. Így több lehetőség marad a termékválasztásra, designra, mintagyártásra és gyártási ütemezésre.